هویت یک ملت در پیشینه تاریخی آن مدفون است/حافظه ملی؛ سازمان‌ها را به یاری می خواند

در ۳۰ام آذر ۱۳۹۷ هویت یک ملت در پیشینه تاریخی آن مدفون است و نبش قبری که این میراث کهن را به آغوش آیندگان بسپارد، نیازمند عزمی همگانی است، گنجینه اسناد باید حفظ و پربارتر شود تا نشانه‌ای از گذشته براثر غفلت از قافله حراست جا نماند و این راه، سازمان‌ها را به تحویل اسناد فرا می‌خواند.

به گزارش کتابونه؛ نقش اسناد ملی ایران که در بردارنده اسرار و شگفتی های حافظه تاریخی این ملت و سرزمین پر قدمت اند، در ترسیم ابعاد سیاسی و فرهنگی زندگی امروز و به ویژه به اذعان کارشناسان در چشم انداز و برنامه ریزی دولتی ها امروز بر کسی پوشیده نیست.

اسناد ملی مملو از سیاست‌ها و تجربیات گذشتگان و نکاتی است که علاوه بر مشخص کردن نحوه و مسیر زندگی پیشینیان می‌تواند نکات آموزنده‌ای برای چشم انداز امروز و آینده باشد.

تمامی اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عکسها، نقشه‌ها، کلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی که در دستگاههای دولتی تهیه شده یا به آنها رسیده و به طور مداوم در تصرف دولت بوده است و از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران ارزش نگهداری داشته باشد، سند نامیده می شود.

بی شک با توجه به قدمت تاریخی سرزمین پهناور ایران و دوره ها و حکومت های مختلفی که به خود دیده است، اسناد فراوان و متنوعی از گذشته در کشور وجود دارد که بسیاری از آنها در کنار آرشیوهای مردمی در آرشیو سازمان ها و نهادهای پیشینه‌دار نگهداری می شود.

نگهداری این اسناد به منظور حفاظت در شرایط و با تجهیزات استاندارد زیر نظر کارشناسان خبره در سازمان اسناد ملی از اولویت ها و توصیه های مکرر مسئولان آرشیو ملی است تا علاوه بر حفظ این اسناد به صورت متمرکز نگهداری و پس از دیجیتال سازی منبعی، برای رجوع و بررسی بسیاری از دانشجویان، اساتید و محققان باشد.

به گفته «شهرام یوسفی فر» معاون پیشین سازمان اسناد و کتابخانه ملی، اسناد ملی سازمان‌ها و نهادها نشان می دهد نظام دیوانسالاری و بوروکراسی در کشور چگونه کار می کند.

وی از انتقال اسناد مهم برخی دستگاه‎ها طی دو سال و نیم گذشته یاد کرد و گفت: بعضی از این دستگاه‌ها بعد از ۵۰ سال اسنادی را به ما تحویل دادند، از جمله آنها وزارت اطلاعات بود که حدود دو هزار کارتن از اسناد منحصر به فرد خود را به آرشیو ملی ایران منتقل کرد که در این مجموعه، اسناد مربوط به فرح پهلوی و سایر اسناد مهم در چند دهه گذشته به چشم می خورد.

او گفت: همچنین حراست کل کشور ۱۲ هزار کارتن از اسناد خود را به آرشیو ملی ایران منتقل کرد، ستاد کل نیروهای مسلح هم پنج میلیون برگ سند نظامی را در اختیار ما قرار داد، وزارت نفت هم به عنوان بزرگترین بنگاه اقتصادی کشور تاکنون بیش از ۲۰۰ تن از اسنادش را به آرشیو ملی ایران منتقل کرده است.

یوسفی فر گفت: در این مدت، بیش از ۱۰۰ هزار پرونده برای تنظیم و توصیف اصناف برون سپاری شد، کار تنظیم و توصیف اسناد ریاست جمهوری به طور کامل انجام شد و تا پایان امسال اسناد دوره نخست وزیری و برخی اسناد اهدایی به همین شکل طبقه بندی و قابل استفاده می شود.

رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی نیز در مورد سازمان‌های متمایل به اهدای اسناد خود گفت: تا قبل از این، وزارت نفت بسیار مقاومت می‌کرد اما اخیراً متقاعد شده به اینکه یک نسخه از اسناد خود را ارائه دهد و علاوه بر این وزارت نیرو و وزارت کشور تمامی اسناد مربوط به انتخابات ادوار مختلف را اهدا می‌کنند.

«اشرف بروجردی» افزود: سازمان صدا و سیما بسیاری اسناد را منحصر به خود می‌داند در حالیکه بسیاری از اسناد به شبکه‌های خارجی راه پیدا کرده که این مساله بار سیاسی دارد و منفعت ملی در نظر گرفته نمی‌شود.

بیش از ۸۱۷ میلیون برگ سند ملی راکد در دستگاهها تعیین تکلیف شد

مدیرکل فراهم‌آوری و ارزشیابی اسناد ملی نیز در این زمینه گفت: از ابتدای امسال تاکنون حدود ۸۱۷ میلیون و ۷۸۵ هزار برگ اسناد راکد و مختومه دستگاه‌ها در سراسر کشور تعیین تکلیف شد.

«جلال طاهری» افزود: از این تعداد سند، بیش از ۲۳ میلیون برگ و مدارک آرشیوی به سازمان اسناد ملی منتقل و مابقی آنها حدود ۷۹۵ میلیون برگ سند نیز که فاقد ارزش اداری بوده از بخش اداری دستگاه ها خارج و امحاء شده است.

وی آزادسازی بیش از ۳۴ هزار متر مربع فضای اداری دستگاهها را از نتایج این تعیین تکلیف برشمرد و افزود: همچنین طی این مدت بیش از ۱۶ میلیون برگ اسناد و مدارک مالی هم بر اساس ترتیبات مندرج در مواد ۳۹ و ۴۰ قانون محاسبات عمومی کشور تعیین تکلیف شده است.

طاهری اظهار داشت: در نتیجه این تعیین تکلیف نیز اسناد و مدارک مالی واجد ارزش به سازمان اسناد منتقل و بقیه از چرخه اداری خارج شده و ۸۲۸ متر مربع فضای اداری دستگاه‌ها آزاد و مجددا جهت استفاده در اختیار دستگاه‌ها قرار گرفت.

سه اقدام اساسی در راستای اجرای ماده ۱ و ۶ قانون اسناد ملی در یک سال گذشته

مدیرکل فراهم آوری و ارزشیابی اسناد ملی همچنین گفت: ماده ۱ قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران، تکالیفی برای سازمان و دستگاه‌ها مقرر کرده که یکی از آنها مدیریت امور اسناد و مدارک در کشور به شیوه ای است که موجب کاهش هزینه‌های اداری و استخدامی شود.

وی به ماده ۶ این قانون نیز اشاره کرد و افزود: بر اساس این ماده قانونی، وزارتخانه‌ها و موسسات دولتی مکلفند بایگانی‌های خود را بر اساس ‌اصول و روشهای متحد الشکل شورای سازمان اسناد ملی تنظیم و پرونده‌های راکد را از پرونده‌های جاری تفکیک و طبقه‌بندی کنند.

طاهری گفت: همچنین در این ماده قانونی آمده است وزارتخانه‌ها و موسسات دولتی باید اسناد و پرونده‌های راکد را که احتیاج به نگهداری آنها در سازمانهای مربوط‌ نیست برای نگهداری موقت به سازمان اسناد ملی بسپارند مگر آنکه از تاریخ تهیه و تنظیم سند و یا تاریخ آخرین برگ پرونده، مدت ۴۰ سال گذشته‌باشد که در این صورت باید به طور دائم به سازمان اسناد ملی منتقل شود.

مدیرکل فراهم آوری و ارزشیابی اسناد ملی ادامه داد: دو اقدام مهم در یک سال گذشته در راستای اجرای ماده ۱ و ۶ قانون اسناد ملی ایران صورت گرفته است که اولین مورد آن در مردادماه امسال به تصویب شورای اسناد ملی ایران رسید و بر مبنای آن، فراداده های ضروری برای تولید، نگهداری و تعیین تکلیف اسناد الکترونیکی بود که یک اقدام مهم و ضروری در جهت تعیین و ساماندهی امور اسناد کشور محسوب می شد.

طاهری گفت: این دستورالعمل تهیه شد و به تایید شورا رسید و ظرف چند روز آینده جهت اجرا و اعمال در سامانه های تولید اسناد الکترونیکی به دستگاهها ابلاغ می شود.

وی افزود: اقدام دوم، تهیه اصطلاح نامه اداری کشور بود که در دو فاز برنامه ریزی شد؛ بحث اول موضوعات عام آن بود که در مجموعه معاونت اسناد ملی یک تیم کارشناسی طی یک سال گذشته روی این مساله کار کردند و در جلسه آبان ماه شورای اسناد ملی ایران مطرح شد و شورا اجازه اجرای آزمایشی و اخذ بازخورد آن را از دستگاهها جهت اعمال تغییرات و تصویب نهایی و ابلاغ رسمی و اعمال آن و تنظیم بایگانی های کاغذی صادر کرد.

طاهری گفت: قدم سوم، تهیه بخش های اختصاصی اصطلاح نامه اداری کشور در دستگاهها بود که نسخه آزمایشی اصطلاح نامه اداری اختصاصی دستگاهها به سازمان رسیده و زیر نظر تیم کارشناسی با اصول و روش‌های علمی تطبیق و پس از طرح و تصویب در شورای ملی اسناد به دستگاهها جهت اعمال ابلاغ خواهد شد.

تاریخچه سازمان اسناد ملی ایران

در ایران از عهد باستان، مانند سایر تمدن‌های کهن، اسناد و مدارک را در آرشیوها بایگانی می کردند و برای آن اهمیت زیادی قائل بودند؛ چنان که در دوره هخامنشی (۳۳۰ تا ۵۵۰ پیش از میلاد) زیربنای تشکیلات اداری امپراتوری را بایگانی سلطنتی تشکیل می‌داد و رئیس سازمان اداری، رئیس بایگانی سلطنتی بود.

روند حفظ اسناد در دوره های اشکانیان و ساسانیان هم ادامه پیدا کرد و پس از رواج اسلام در ایران، به راهنمایی وزیران ودبیران ایرانی اسناد در محلی با عنوان «خزانه» نگهداری می شد. در حکومت صفویه، تهیه و ارسال اسناد و مدارک امور مملکتی در دفترخانه دیوان اعلی (عمارت چهل ستون) محافظت می شد.

هر چند سابقه امور مربوط به اسناد و نگهداری آنها در مخازن دولتی و سلطنتی پیشینه ای بس طولانی دارد، اما اندیشه پیدایش بایگانی در مفهوم مدرن آن، به دوران قاجار باز می گردد. در اوایل دوره قاجاریه آرشیو در تشکیلات دربار قرار داشت و جزء اداره بیوتات بود اما از دوران ناصرالدین شاه با گسترش سازمان های اداری در ایران و تولید انبوه اوراق و پرونده های راکد، ایجاد آرشیو ملی و مرکز بایگانی راکد کل کشور به صورت ضرورتی اجتناب ناپذیر مطرح شد.

در طول سالهای ۱۲۸۰-۱۳۰۹ شمسی، هیاتی فرانسوی و بلژیکی طرحی برای اصلاح نظام بایگانی کشور به اجرا گذاشتند و پس از آن برای نخستین بار در سال ۱۳۰۹ در هیات وزیران مصوبه ای برای تشکیل یک مرکز اسناد دولتی تنظیم کرد که بر اساس آن وزارت مالیه (دارایی) اختیار گردآوری بخش اعظم قراردادها، امتیازات و اسناد دولتی را در اتاقی واقع در کاخ گلستان با عنوان «مرکز اسناد دولتی» کسب کرد.

تصویب لایحه تشکیل بایگانی کل کشور در ۱۳۳۸ و تصویب ایجاد مرکز بایگانی راکد در ۱۳۴۳ از دیگر گام های زیربنایی برای پایه گذاری مرکز اسناد ایران بودند. در نهایت لایحه تأسیس «سازمان اسناد ملی ایران» به مجلس شورای ملی داده شد و پس از بررسی قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران در تاریخ ۱۷ اردیبهشت ماه ۱۳۴۹ به تصویب رسید و به دولت ابلاغ شد.

بر اساس این قانون از همان آغاز شورایی با عنوان «شورای اسناد ملی» تشکیل شد که یکی از مهم ترین ارکان آرشیو ملی از آغاز تاکنون بوده است.

سازمان اسناد ملی ایران تا سال ۱۳۸۱ به عنوان سازمانی مستقل و زیر نظر سازمان امور اداری و استخدامی مشغول فعالیت بود، تا این که در تاریخ دوم شهریورماه ۱۳۸۱، بر اساس مصوبه شورای عالی اداری، با کتابخانه ملّی ایران ادغام و سازمانی جدید با عنوان «سازمان اسناد و کتابخانه ملّی جمهوری اسلامی ایران» زیر نظر نهاد ریاست جمهوری به وجود آمد و هر دو نهاد پیشین، در آن به عنوان معاونت هایی مستقل، شروع به فعالیت کردند‏‎.

سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران به جهت عدالت در دسترسی ساکنان سایر شهرها، علاوه بر تهران دارای ۱۲ دفتر استانی در آذربایجان شرقی، اصفهان، بوشهر، خراسان رضوی، سیستان و بلوچستان، فارس، کرمان، گیلان، همدان و یزد است.

قدیمی‌ترین اسناد این آرشیو وقف‌نامه‌ای است، بازمانده از آق‌قویونلوها به‌ سال ٧٢٦ هجری قمری. سند از دوره ایلخانان هست و از افشاریه، زندیه، صفویه و قاجار تا به امروز. اسناد در پاکت‌های کاغذی ضد اسید و بعضی در پوشه‌های مخصوص نگهداری می شود.

اسناد پس از ارزشیابی، ضدعفونی می‌شود، به قسمت تنظیم و پردازش می‌رود، بعد فهرست‌نویسی می‌شود و کلیدواژه می‌گیرد و بعد از ورود به سیستم، به گروه اطلاع‌رسانی اسناد می‌رود و آنها را دوباره به مخزن می‌فرستند.

 

منبع: ایرنا

 

انتهای پیام/